8 chiến lược giúp lãnh đạo quản lý nhân sự hiệu quả từ xa
Trước khi đại dịch bùng nổ, làm việc từ xa thường chỉ là một hình thức mà một số ít công ty áp dụng trong những trường hợp nhất định. Tuy nhiên, hiện nay, mô hình này đã trở thành xu hướng phổ biến và dự kiến sẽ tiếp tục phát triển, với một khảo sát gần đây chỉ ra rằng 83% nhà tuyển dụng có kế hoạch mở rộng quy mô làm việc từ xa sau đại dịch.
Dẫu vậy, việc quản lý nhân sự từ xa đòi hỏi một phương pháp khác biệt so với cách quản lý truyền thống tại văn phòng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những thách thức và cơ hội mà làm việc từ xa mang lại, đồng thời khám phá 8 chiến lược để quản lý nhân sự hiệu quả từ xa và đội ngũ bên ngoài.
8 Chiến Lược Quản Lý Nhân sự hiệu quả Từ Xa
1. Xây Dựng Chính Sách Làm Việc Từ Xa Rõ Ràng
Một chính sách làm việc từ xa đóng vai trò như kim chỉ nam, xác định cách thức và thời điểm tổ chức vận hành công việc từ xa. Chính sách này nêu rõ đối tượng được phép làm việc từ xa, các bước phê duyệt cần thiết và cách quản lý công việc trong một đội ngũ phân tán. Điều này giúp tạo ra sự minh bạch và đồng bộ trong toàn tổ chức.
2. Đặt Giao Tiếp Lên Hàng Đầu
Khi quản lý đội ngũ từ xa, không thể áp dụng một cách giao tiếp duy nhất cho tất cả. Hãy linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu của từng cá nhân—một số người cần trao đổi thường xuyên mỗi ngày, trong khi số khác chỉ yêu cầu cập nhật định kỳ hoặc khi có vấn đề cụ thể.
Đôi khi, bạn sẽ phải xử lý những cuộc thảo luận nhạy cảm như hiệu suất làm việc hay vấn đề kỷ luật qua công nghệ, nơi thiếu đi các tín hiệu phi ngôn ngữ. Vì vậy, hãy tận dụng nhiều kênh giao tiếp: video call cho các cuộc họp quan trọng, tin nhắn nhanh cho việc phối hợp dự án, và email cho những thông tin cần lưu trữ chi tiết.
3. Thiết Lập Kỳ Vọng Và Mục Tiêu Rõ Ràng
Để đảm bảo hiệu suất công việc, hãy làm rõ các yêu cầu về thời gian làm việc, mức độ ưu tiên và những cột mốc quan trọng. Điều này giúp nhân viên nắm bắt trách nhiệm của mình và giảm bớt lo lắng về năng suất. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra tiến độ—có thể chính thức hoặc không—để phát hiện sớm các vấn đề như áp lực công việc hay kiệt sức, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức.
4. Tạo Cơ Hội Tương Tác Nhóm Định Kỳ
Sự thiếu vắng giao tiếp trực tiếp có thể làm giảm sự gắn bó trong nhóm. Để khắc phục, hãy tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên, hoạt động xây dựng đội ngũ hoặc những sự kiện xã hội nhẹ nhàng như trò chơi đố vui vào cuối tuần.
Hãy tham khảo ý kiến nhân viên về tần suất và hình thức tương tác—có thể qua video ngắn gọn, email hoặc tin nhắn—để tránh gây quá tải và giữ mọi thứ thoải mái, hiệu quả.
5. Đảm Bảo Nhân Viên Có Công Cụ Cần Thiết
Nhân viên từ xa cần được trang bị đầy đủ để hoàn thành nhiệm vụ, tương tự như khi làm việc tại văn phòng, nhưng có điều chỉnh phù hợp với thực tế. Điều này bao gồm quyền truy cập vào phần mềm quản lý, công cụ họp trực tuyến, tài liệu hướng dẫn, cùng các thiết bị vật lý như máy tính xách tay hay máy in. Hãy tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng người để tối ưu hóa hiệu quả.
6. Duy Trì Lịch Trình Kiểm Tra Thường Xuyên
Ngoài các buổi họp nhóm, hãy lên lịch gặp gỡ 1:1 định kỳ với từng nhân viên. Những cuộc trò chuyện này giúp bạn hiểu rõ tình hình của họ, giải đáp thắc mắc và thể hiện sự quan tâm. Một lịch trình ổn định mang lại cảm giác an tâm và động lực cho nhân viên. Ngoài ra, bạn có thể gửi khảo sát ngắn để thu thập ý kiến ẩn danh về trải nghiệm làm việc từ xa.
Xem thêm: Nắm bắt 7 hiệu ứng tâm lý để quản trị nhân sự hiệu quả
7. Khuyến Khích Chia Sẻ Kinh Nghiệm Làm Việc Từ Xa
Hãy mời những nhân viên kỳ cựu chia sẻ mẹo làm việc từ xa qua email hoặc video, chẳng hạn như cách quản lý thời gian, vượt qua cảm giác cô lập hay cân bằng cuộc sống và công việc. Đây là cách hiệu quả để khích lệ tinh thần, tăng cường sự kết nối trong nhóm và hỗ trợ nhân viên mới thích nghi nhanh hơn.
8. Công Nhận Và Khen Thưởng Thành Tích
Dù làm việc từ xa, sự công nhận vẫn là yếu tố then chốt để giữ chân nhân viên. Hãy bày tỏ lòng biết ơn qua email, nhắc đến họ trong các cuộc họp nhóm hoặc gửi những món quà nhỏ như gói quà tri ân. Những hành động này không chỉ nâng cao tinh thần mà còn củng cố văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Kết Luận:
Quản lý nhân viên từ xa đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo trong cách tiếp cận. Với 8 chiến lược trên, bạn có thể xây dựng một đội ngũ từ xa hiệu quả, gắn kết và bền vững. Hãy bắt tay vào áp dụng ngay hôm nay để nâng tầm khả năng quản lý của bạn!